Innovation workshop: uno strumento da approfondire
Per processo d’Innovazione intendiamo un insieme di passi chiari e ripetibili che, se eseguiti correttamente, portano a generare continuativamente innovazioni. Tali passi devono compiersi in un ambiente favorevole. Da questo punto di vista le aziende possono, e devono, migliorare molto.
Dall’analisi dei dati della nostra ricerca sui sistemi di gestione e misurazione dell’innovazione iniziata nel 2014 (www.gestiremisurareinnovazione.it), emerge chiaramente che gran parte delle aziende non applicano un processo strutturato per generare innovazione.
Abbiamo sperimentato con alcune di loro l’Innovation Workshop.
Pianificando sapientemente le sessioni, questo strumento si rivela molto utile per supportare in modo proficuo la Front end Innovation e la reiterazione di queste sessioni nell’arco del tempo, permette di tenere alto il livello di creatività innovativa sostenibile in azienda.
Ma vediamo in cosa consiste un Innovation Workshop.
Definizione degli obiettivi. L’obiettivo dell’ IW può essere sia strategico che tattico. Il workshop può servire a individuare e condividere le possibili iniziative di innovazione di medio-lungo periodo, agevola la generazione di idee innovative e la pianificazione del loro sviluppo sinergico, oppure può essere utile per risolvere un problema contingente.
Una volta definito, l’obiettivo deve essere comunicato in modo chiaro a tutte le persone coinvolte.
Preparazione. La preparazione di un IW è una fase molto delicata e abbastanza densa di attività. E’ bene cominciare qualche settimana prima perché tutti abbiano il tempo per prepararsi adeguatamente.
In questa fase avviene la raccolta e l’organizzazione delle informazioni pertinenti al tema obiettivo (interne ed esterne all'azienda). In particolare dobbiamo tenere presente:
- Prospettiva di business (macrotrend e trend di settore, bisogni del mercato)
- Prospettiva di sviluppo prodotti e servizi
- Prospettiva tecnologica (tecnologie e risorse)
Le informazioni andranno articolate in un documento snello ma completo (Work Book) che costituirà, per le persone che parteciperanno alla sessione di workshop, una lettura preliminare. In questo modo tutti i partecipanti partiranno da una base di informazioni comune.
Il Work Book sarà distribuito durante un incontro introduttivo di presentazione e condivisione del progetto con i partecipanti, almeno una settimana prima del workshop (Kick Off).
Fasi del workshop. Dopo aver condiviso il piano di progetto e aver consegnato i materiali di preparazione, eccoci arrivati allo svolgimento vero e proprio della giornata (o giornate) di workshop.
- Fase creativa. Obiettivo di questa fase è generare il maggior numero possibile di idee nuove (non giudizi, né valutazioni) tenendo conto del contesto presentato nel Work Book. Per allineare e coinvolgere i partecipanti è utile ripercorrere i punti salienti del Work Book in apertura del workshop.
- Fase esplorativa. Obiettivo di questa fase è selezionare e valutare alcune idee tra le più plausibili e immaginarne un piano di sviluppo preliminare, evidenziando le opportunità, le criticità, le interconnessioni e le sinergie tra le idee.
Profilo dei partecipanti e reclutamento. Ingrediente fondamentale è il team di lavoro. La scelta delle persone da coinvolgere, infatti, è cruciale per determinare la buona riuscita di un IW. Ecco alcuni consigli per comporre un team efficiente. Innanzitutto il gruppo dovrà essere abbastanza bilanciato in termini di genere, anzianità anagrafica e aziendale. Dovranno essere rappresentate tutte (o quasi!) le funzioni aziendali: marketing, sviluppo prodotti, legale, funzioni a contatto col pubblico, finanza e controllo, comunicazione, IT, ecc. In generale, un gruppo tra le 15 e le 20 persone è facilmente gestibile e coinvolgibile e quindi sarà sicuramente produttivo!
Luoghi e spazi. Per la natura del lavoro da svolgere in un IW, è auspicabile che l'incontro avvenga fuori dall'ambiente usuale di lavoro, magari all'aperto o in un luogo particolarmente ispirante (un museo, un orto botanico, in riva al mare...). Sappiamo che non è sempre facile organizzarsi in tal senso. Ecco quindi alcuni requisiti minimi che il luogo dovrà avere. La luce naturale è sempre da preferire (finestre apribili aiuteranno l'ossigenazione!). E' necessario disporre di spazio sufficiente per muoversi e pareti libere per poter appendere fogli; opzionali, ma graditi, zuccheri per il cervello (snack, acqua e caffè).
Ruolo del facilitatore. Un’attenzione speciale va alla scelta del facilitatore. Non è un ruolo per tutti. In particolare questa persona deve saper coinvolgere i singoli partecipanti e il gruppo nel suo insieme in modo da farne scaturire la creatività e facilitare la discussione costruttiva. E’ importantissimo che il facilitatore non sia coinvolto nel contenuto: non dovrà esprimere le proprie idee ma facilitarne la proliferazione senza dare giudizi o indicazioni.
Questi passi non sono una bacchetta magica per trasformare ogni azienda nella migliore al mondo nel suo settore ma, imparare a lavorare seguendo questi suggerimenti, può aiutare concretamente imprenditori e manager a essere più innovativi e più produttivi in termini d’innovazione, risparmiando tempo e risorse gettate via in interminabili riunioni che spesso non portano a nessuna decisione!
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