Portafoglio progetti: un punto di attenzione

25/06/2020
La gestione del portafoglio progetti influisce ed è influenzata fortemente dalla strategia aziendale e dai criteri con cui viene implementata la programmazione operativa. In tal senso è opportuno far rientrare tali criteri in un più ampio modello di Enterprise Project Management.
In molte organizzazioni c’è la tentazione di “saltare” le attività di analisi e progettazione per privilegiare quelle di realizzazione, dimenticando che è più facile e meno costoso intervenire sui problemi nelle fasi iniziali (quando le risorse coinvolte sono poche ed i costi ancora limitati) piuttosto che affrontarli in fase di realizzazione (in cui le risorse coinvolte sono numerose e risultano elevati gli impatti e i costi delle modifiche).
In queste realtà spesso accade che:


  • la maggior parte dei responsabili di progetto non applica standard di pianificazione e devono essere formati affinché questo avvenga;
  • l’organizzazione non svolge attività di pianificazione strategica e di definizione di obiettivi rispetto ai quali misurare le prestazioni dei progetti;
  • non vengono definite politiche interne di governance dei progetti.


In tutti questi casi è opportuno procedere ad una valutazione del Project Management Maturity Model dell’organizzazione prima di installare i tool di Project Portfolio Management.
Inoltre è possibile rilevare come nelle organizzazioni che non attuano una gestione del portafoglio progetti si determinano le seguenti difficoltà di gestione:
  • Assenza di legami tra strategia aziendale (o di area) e progetti in realizzazione
  • Scarsa qualità del portafoglio dei progetti (non equilibrio tra diversi tipi di progetto, eccesso di progetti short term, opportunistici e non finalizzati alla crescita)
  • Progetti troppo lunghi
  • Incapacità di “uccidere” i progetti eliminandoli secondo criteri razionali
  • Poca chiarezza sulle priorità di lancio e di esecuzione
  • Scarso peso assegnato alle fasi iniziali di un progetto
  • Impiego non ottimizzato delle risorse condivise su più progetti
  • Overflow di informazioni di scarsa qualità
  • Bassa frequenza e “granularità” del monitoraggio di un progetto
  • Decisioni basate sul “potere” e non sulla condivisione
Un’ampia gamma di vantaggi è invece possibile per le organizzazioni che impiegano le logiche di gestione del portafoglio progetti:
  • Risultati in termini di creazione di valore e di contributo al business
  • Time to market più veloce
  • Marginalizzazione dei progetti e prodotti che non soddisfano gli obiettivi di business
  • Progetti correttamente schedulati
  • Budget correttamente dimensionati
  • Miglioramento dell’utilizzo delle risorse e riduzione dei “colli di bottiglia”
  • Evidenziazione dei benefici finanziari di un progetto
  • Evidenziazione dei risultati a fronte degli interventi
  • Migliore apprendimento dall’esperienza
  • Selezione dei progetti sulla base di criteri di creazione di valore
  • Introduzione di misure correttive ove necessario
  • Promozione delle prassi migliori
  • Riduzione del turn-over da inefficienza organizzativa
  • Riduzione dei costi legati alla mancanza di ottimizzazione
 
Come viene gestito il portafoglio progetti nella vostra azienda? Si fa uso di strumenti particolari?

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